AGENCIAS
Una agencia o un agente es un vendedor independiente a la matriz tanto en el aspecto administrativo como económico. La agencia realiza realiza actividades económicas en determinados mercados ya establecidos con antelación para vender de manera preponderante o exclusiva las mercancías o productos de la casa matriz.
CARACTERÍSTICAS DE LAS AGENCIAS
1) Una de las característica esenciales que tienen las agencias es que tienen personalidad jurídica propia, es decir, que las agencias son responsables por sus obligaciones fiscales.
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2) La actividad de las agencias o agentes de ventas son reguladas por un contrato de comisión mercantil, es decir, que mediante este contrato perciben el pago de una comisión por la venta de las mercancías.
La comisión mercantil es el contrato por el cual el comisionista se obliga a ejecutar o realizar por cuenta de otra persona, el comitente, los actos concretos de comercio que éste le encarga. Este contrato se perfecciona por la simple aceptación del comisionista, pues la agencia es libre de aceptar o no el encargo que hace el comitente; sin embargo, si la agencia decide rechazarlo, tiene que avisar inmediatamente esta decisión.
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La aceptación de la comisión puede ser expresa o tácita, es decir, que cualquier gestión practicada por el comisionista, lo obliga a continuar dicha gestión hasta concluirla, entendiéndose que aceptó tácitamente la comisión. Esta última puede realizarse por escrito o verbalmente.
3) Otra de las características de las agencias es que las facturas de ventas realizadas por la agencia deben ser elaboradas por la matriz, por lo tanto, la agencia solamente registra los ingresos por las comisiones cobradas por las ventas realizadas.
4) Dentro de las características de las agencias se puede mencionar que normalmente no mantienen o controlan existencias de inventarios, pues por lo general solamente cocan pedidos y pueden efectuar cobros para luego remitir el efectivo a la casa matriz.
Las agencias pueden tener mercancías como muestras para los clientes a los cuales les venden los productos de la casa matriz. Estos productos son entregados a las agencias bajo consignación por la casa matriz.
ASPECTO CONTABLE DE LAS MATRICES Y AGENCIAS
Las agencias tienen completa libertad para realizar sus registros contables de acuerdo a su propio sistema de registro, no están obligadas a tener un sistema de contabilidad igual al que lleva la matriz; pues tiene su propia personalidad jurídica, además tiene independencia económica y administrativa.
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Las agencias pueden limitarse a rendir informes a la matriz sobre las ventas realizadas, sin embargo, como se mencionó anteriormente, llevan sus propios registros contables.
La matriz, con la finalidad de establecer un control adecuado de las operaciones realizadas por las agencias, debe abrir tantas cuentas particulares como sea necesario, donde registre las ventas, y los costos y gastos que le son relativos, y estar en condiciones de determinar correctamente el importe de las comisiones y el momento de preparar la información financiera para revelar clara y comprensiblemente las operaciones realizadas por los agentes. Para lograrlo, se emplean las siguientes cuentas: fondo de trabajo de la agencia, clientes de la agencia, ventas de la agencia, costo de ventas de la agencia y gastos de venta de la agencia.
Como señalamos, la elaboración de más o menos cuentas contables depende de las características y necesidades de cada empresa. En nuestro caso con la finalidad de lograr mejor y mayor revelación, proponemos, además de las cuentas que tradicionalmente se han establecido, la cuenta de clientes de la agencia.
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Es importante recalcar que los fondos, los clientes, las ventas, el costo de ventas y los gastos de venta pertenecen a la casa matriz y que tan sólo para efectos de control se les agrega la palabra agencia o agente, pero ello no quiere decir, de ninguna manera, que pertenezcan a la contabilidad de la agencia.
FONDO DE TRABAJO DE LA AGENCIA
Fondo de trabajo de la agencia se carga al inicio del ejercicio:
1. Del importe de su saldo deudor que representa el valor nominal del fondo de trabajo enviado a la agencia.
Se carga durante el ejercicio:
1. Del importe del valor nominal de las reposiciones del fondo de trabajo.
2. Del importe del valor nominal de los incrementos al fondo de trabajo.
Se abona durante el ejercicio:
1. Del importe del valor nominal de los gastos pagados por la agencia.
2. Del importe del valor nominal de los envíos de la agencia a la matriz, de la cobranza efectuada.
Se abona al finalizar el ejercicio:
1. Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros).
Saldo, y presentación de la cuenta fondo de trabajo de la agencia
Saldo: El saldo es deudor y representa el valor nominal de los fondos de trabajo entregados a las agencias.
Presentación: Se presenta en el balance general dentro del grupo del activo circulante, formando parte del renglón de efectivo, por tratarse de un fondo con limitaciones formales en cuanto a su disponibilidad o fin, deberá mostrarse por separado.
CLIENTES DE LA AGENCIA
Clientes de la agencia se carga al iniciar el ejercicio:
1. Del importe de su saldo deudor que representa las cuentas por cobrar a clientes de la agencia, por ventas de mercancías a crédito.
Se carga durante el ejercicio:
1. Del importe de las ventas de la agencia de mercancías a crédito
Clientes de la agencia se abona durante el ejercicio:
1. Del importe de las devoluciones sobre venta de mercancías a crédito, realizadas por la agencia.
2. Del importe de las rebajas sobre venta de mercancías a crédito, realizadas por la agencia.
3. Del importe de los pagos parciales o totales de los clientes de la agencia.
Se abona al finalizar el ejercicio
1. Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros)
Saldo y presentación de la cuenta clientes de la agencia
Saldo: El saldo es deudor y representa el importe de las ventas de mercancías a crédito realizadas por la agencia.
Presentación: Se presenta en el balance general dentro del activo circulante, dentro del grupo de las cuentas por cobrar, por tratarse de un tipo especial de ventas, se muestra por separado
VENTAS DE LA AGENCIA
Ventas de la agencia se carga durante el ejercicio:
1. Del importe de las devoluciones sobre ventas de mercancías al contado o a crédito, realizadas por la agencia.
2. Del importe de las rebajas sobre ventas de mercancías al contado o a crédito, realizadas por la agencia.
Se carga al finalizar el ejercicio:
1. Del importe de su saldo para saldarla, con abono a pérdidas y ganancias
Ventas de la agencia se abona durante el ejercicio
1. Del importe de las ventas de mercancías al contado o a crédito, realizadas por la agencia
Saldo y presentación de la cuenta ventas de la agencia
Saldo: El saldo es acreedor y representa el importe de las ventas netas de mercancías al contado o a crédito, realizadas por la agencia.
Presentación: Se presenta en la primera parte del estado de resultados.
COSTO DE VENTAS DE LA AGENCIA
La cuenta costo de ventas de la agencia se carga al iniciar el ejercicio:
1. Del importe del precio de costo de las ventas de mercancías al contado o a crédito realizadas por
la agencia
La cuenta costo de ventas de la agencia se abona durante el ejercicio
1. Del importe del precio de costo de las devoluciones sobre ventas de mercancías al contado o a crédito, realizadas por la agencia.
Se abona al finalizar el ejercicio:
1. Del importe de su saldo para saldarla con cargo a la cuenta de pérdidas y ganancias
Saldo y presentación de la cuenta costo de ventas de la agencia
Saldo: El saldo es deudor y representa el precio de costo de las mercancías vendidas al contado o a crédito, realizadas por la agencia.
Presentación: Se presenta dentro de la primera parte del estado de resultados
GASTOS DE VENTAS DE LA AGENCIA
La cuenta gastos de ventas de la agencia se carga durante el ejercicio:
1. Del importe de los gastos relacionados con la venta de mercancías, realizadas por la agencia.
2. Del importe de las comisiones pagadas a las agencias o los agentes
Gastos de ventas de la agencia se abona al finalizar el ejercicio:
1. Del importe de su saldo para saldarla con cargo a la cuenta de pérdidas y ganancias
Saldo y presentación de la cuenta gastos de ventas de la agencia
Saldo: El saldo es deudor y representa el importe de los gastos relacionados con las ventas de mercancías, realizadas por las agencias.
Presentación: Se presenta en el estado de resultados, dentro del grupo de los gastos de operación
